Organiza tu oficina

Ya sea que trabajes en tu casa, una oficina o tienda, es importante que ese espacio represente lo mejor de ti ante el público.

Linda Samuels es una organizadora profesional y nos da su impresión:

“Cuando alguien ve una oficina desordenada, por lo general asume que no realizas tu trabajo al máximo”

“Un escritorio desordenado puede dar una pésima primera impresión.”

Lo primero que debes hacer es muy simple. Organízate!

Organiza tus papeles, busca contenedores para tus artículos, y mantén siempre los dibujos de tus hijos fuera. 

En lo que inicias a arreglar tu lugar, te damos cinco formas de lograr que tu oficina se vea más limpia y con estilo: 

1. Guarda en cajas los documentos importantes
Tener pilas enormes de papeles amontonados en tu oficina te hace perder tiempo valioso cuando necesitas buscar un documento específico, además le dan una apariencia muy desordenada a tu lugar. Existen cajas de diversos tamaños, colores y materiales que además de organizarte le pueden dar un look con estilo a tu escritorio. Procura usar cada color para un propósito distinto y acomodarlas por categoría. Esto te facilitará encontrar algo con facilidad antes pues determinaste previamente qué se encuentra en cada contenedor.

  

Tip: Usa una caja para comunicados internos, otra para contratos o documentos y otra para tus clientes.

2. Desaparece el desorden de tu escritorio
Aunque quieras deshacerte de todo el papelerío que inunda tu escritorio, existen algunos documentos importantes que te gustaría tener al alcance. Aun así, no quieres que estén dispersos por tu lugar. Si éste es un dilema para ti considera usar pequeños cajones, de preferencia en tonos blancos. Después, establece tu organización y pon una bandeja o dos encima. Tener muchas bandejas divididas en diferentes categorías de acción, organiza la acción misma. Esto te ayudará a priorizar las cosas que necesitan atención inmediata sobre las que pueden esperar.

 

Tip: Puedes usar los pequeños cajones para almacenar artículos como plumas, engrapadora y marcadores. 

3. Encuentra tiempo para archivar
Archivar documentos es algo que la mayoría de los emprendedores temen. Para estar al tanto de esta tarea que debes hacer, puedes considerar los archiveros de plástico. Los hay de todos los colores y pueden convertirse en un accesorio para tu escritorio. Así podrás tener a la mano los papeles de uso diario y los puedes poner en cualquier lugar y encontrarás fácilmente tus archivos.

Tip: Agrupa tus papeles en tipos de documentos. Usa las esquinas para mostrar tus tarjetas de presentación. 

4. Busca espacio para las chucherías
Tu oficina se puede desordenar fácilmente si no has definido el espacio para artículos como el cargador de tu celular, tu material de lectura o los cables de tu iPod o Tablet. Busca cajas pequeñas que ofrezcan un espacio conveniente para almacenar este tipo de cosas. Elige aquellas que por su material puedas colocar en cualquier lugar como el piso o en una repisa. También te pueden servir para guardar el material de proyectos específicos, muestras o revistas. Así tendrás todas tus cosas pero guardadas.

 

Tip: Etiqueta las cajas con el nombre de la categoría a la que pertenecen. 

5. Crea un sistema de administración fuera de tu escritorio
Si trabajas mejor moviéndote durante todo el día, una buena opción son los archiveros que se pueden colocar en la pared. Éstos te pueden servir para comunicarte con tu equipo, para mantenerlos motivados ya que en ellos podrán encontrar las tareas a realizar en el día. 

 

Tip: Etiquétalos con las tareas del día o por estatus: pendiente, secundario o urgente. 

Para mas información puedes visitar:

 http://www.soyentrepreneur.com/20202-organiza-tu-oficina-con-estilo.html

Respaldo de datos en DROPBOX Google Drive

En todos los años que llevo en el área de informática, uno de los eventos más repetitivos y desastrosos para el usuario es la perdida de datos (Documentos, Fotos, Etc). Este tipo de datos son irrecuperables, es decir, si tienes un programa instalado y se daña el sistema operativo, es mucho más sencillo, consigues el instalador y listo, una canción súper fácil si recuerdas su nombre la bajas y listo.

Mientras que los documentos de trabajo o estudio, fotos y videos de vacaciones son difícilmente recuperables si no tienes un respaldo. Yo diría que el 90 por ciento de los usuarios no tiene respaldo de estos datos que considera en muchísimos casos sumamente valiosos.

Por esa razón siempre recomiendo que tengan al menos 2 respaldos de sus datos importantes más el original que es el que dejaran en el computador. ¿Por qué 2 más? Porque si son tan valiosos es mejor asegurarnos de que podemos recuperarlos en cualquier momento y ningún método es infalible. Últimamente recomiendo mucho usar como uno de esos métodos Dropbox o Google Drive. Estos respaldan tu información en la red. El único detalle es que tienen límites bajos almacenamiento, por ejemplo dropbox te da 500 mb iniciales que puedes aumentar hasta 4 Gb invitando a amigos y que estos se suscriban a dropbox. Google Drive te da 5 GB, A mí en especial me gusta mucho Dropbox, guardo lo más vital. Lo genial es que te instala una carpeta en tu PC con el original y otra está en la red, cuando modificas el archivo automáticamente se actualiza en la red.

Aquí te dejo una comparativa mas detallada

Erick Vivas

@erickvivas